PDF è uno standard mondiale per la diffusione di documenti elettronici. Questo standard è stato originariamente sviluppato da Adobe® per il Governo Federale degli Stati Uniti per memorizzare documenti legali. Oggi il formato PDF è usato dai governi, dalle industrie, dai servizi finanziari, dagli studi legali, dagli editori e dalle istituzioni scolastiche. I documenti PDF sono usati per distribuire fax, documentazione, manuali, atti legali, lettere, tabulati e modelli per le tasse.

Un documento PDF conserva i font utilizzati, colori e la struttura indipendentemente dal software e dall’hardware. La copia elettronica di un documento PDF è sempre identica all’originale. Il documento PDF appare e può essere stampato come il documento originale.

I documento PDF possono essere visualizzati su oltre venti diverse piattaforme hardware, incluso Windows®, Linux®, Unix®, Mac®, Palm® e Pocket PC, usando visualizzatori distribuiti gratuitamente come Adobe Acrobat® Reader.

Il formato PDF rispetta i requisiti richiesti per i documenti legali. Questo vuol dire che i documenti PDF non possono essere alterati senza lasciare una traccia elettronica. Inoltre il formato PDF possono essere protetti da password, con un sistema di sicurezza a livello di documento, usando una chiave a 40 o 128 bit. Può essere protetto il contenuto dalle modifiche, dalla copia e dalla stampa.

Immagini, filigrane, collegamenti e annotazioni posso essere incorporate in un documento PDF e la possibilità di utilizzare un sistema ad albero come indice, rende la navigazione molto semplice.

I documenti PDF possono contenere elementi interattivi come campi di input, listbox, checkbox e radiobutton. Il formato PDF è ampiamente utilizzato perchè i moduli possono essere compilati, stampati o inviati utilizzando un normale browser web. I documenti PDF possono essere compressi in modo da essere scaricati più velocemente e il loro salvataggio può occupare così poco spazio.